Gestão de oficinas: Do atendimento ao estoque: mantendo a oficina em ordem. Não importa se sua oficina é de pequeno, médio ou grande porte, assegurar a organização é fundamental para assegurar a eficiência operacional, a satisfação do cliente e, consequentemente, o sucesso do negócio.
Tudo começa no primeiro contato com o cliente e se estende até o gerenciamento do estoque de peças, cada aspecto desempenha um papel fundamental na preservação da ordem, processos e na excelência do serviço prestado.
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A consultora Amanda Medeiros, especialista em gestão de oficinas, coloca em evidência a importância de ter uma lista de tarefas diárias para que sejam elaboradas com mais efetividade: “Hoje em dia, é muito fácil a gente se perder com as notificações do celular e passar despercebido tarefas importantes para a rotina. É preciso listar as atividades por ordem de prioridade, para começar o dia com a oficina em ordem”
A consultora orienta os empresários da reparação sobre algumas dicas para manter a oficina organizada. Confira:
Atendimento
Atender bem o seu cliente é o principal fator para manter uma oficina mecânica com bons resultados. Uma recepção cordial, em ambiente organizado, comunicação clara sobre os serviços e prazos e a transparência na estimativa de custos são fundamentais. Investir em pós-venda é uma estratégia inteligente, pois isso não apenas cria uma boa impressão inicial, mas também estabelece confiança duradoura.
“O atendimento do mecânico não termina na entrega do carro para o cliente, é importante fazer um bom pós-venda. Muitas vezes, a gente quer a oficina cheia e se esquece de que uma ligação pode fazer toda a diferença para o fidelizar o cliente”, afirma Amanda.
Gestão dos processos
A consultora indica investir na implementação de um sistema eficiente de gestão de ordens de serviço. Isso envolve o registro detalhado das entradas e saídas do caixa, atualizações regulares sobre o progresso das entregas, otimizando os processos internos, e acompanhamento de todas as etapas do serviço, do agendamento à entrega.
Manutenção preventiva
Outra dica é conscientizar seus clientes sobre a importância da fazer a manutenção preventiva no seu veículo. Além de evitar reparos caros inesperados, a manutenção preventiva aumenta a vida útil dos componentes veiculares. Isso vai diminuir a carga de trabalho na sua oficina e gerar uma relação de confiança com o seu cliente.
Organização do espaço
É fundamental manter o espaço de trabalho organizado, pois contribui para a eficiência operacional. Cada ferramenta deve ter seu lugar designado, facilitando o acesso rápido e evitando perdas de tempo preciosas.
Amanda Madeiras fala da importância de organizar o pátio: “Para ter controle de quantos veículos estão no pátio e de qual o progresso de cada um, eu sempre recomendo a criação de uma lousa com três situações: aguardando serviço, próximo serviço e em serviço. Dessa forma, é possível conseguir saber o progresso das entregas da semana e qual o status de cada um.
Controle de Estoque
Em relação ao estoque de peças, a gestão diária é fundamental para evitar atrasos, gastos desnecessários e garantir a conclusão oportuna dos trabalhos. Uma forma de gerenciar o estoque, sem gastar muito tempo, é a implementação de sistema informatizado de controle de estoque, com atualizações em tempo real, permitindo o rastreamento preciso das peças disponíveis, evitando a falta de itens essenciais.
Isso não apenas economiza tempo, mas também contribui para a reputação da oficina. Vale ressaltar que é importante tomar muito cuidado com as compras com fornecedores.
“Hoje muitas oficinas estão pagando de forma parcelada, com isso cria-se uma dívida lá na frente. Como o cliente paga antes, esse dinheiro entra e pela falta de controle acaba se perdendo.”
Outro alerta que Amanda faz é sobre a compra de óleo para estocar. “É preciso analisar se a saída está sendo a cada 30 dias, pois não há motivo de comprar parcelado. “Você deve trabalhar o seu estoque sob demanda pois dinheiro parado no estoque é prejuízo para a sua oficina”, completa.
Carol Vilanova, editora da Revista e Portal Oficina News, é jornalista (Mtb 26.048) e trabalha desde de 1996 na imprensa editorial automotiva. Em 2003 iniciou sua participação no mercado da reparação e reposição automotiva, inclusive como editora da Revista o Mecânico por 12 anos. No ano de 2014, idealizou o Portal Oficina News, que em 2016 teve sua versão impressa publicada, a Revista Oficina News, sob a chancela da Editora Ita & Caiana. Sob sua responsabilidade editorial, publica também a Revista Frete Urbano.
